大学職員は国際系の仕事や地域系の仕事でないと、近距離出張をすることはあっても遠距離出張をする機会は非常に少ないです。
ただ、いざ遠距離出張をする際の同行者分や遠方からお客様を招く際の飛行機や新幹線のチケット、宿を予約するとなると、いくつか気にしている（最低限の）ポイントがあります。
今回は自分が心掛けている基本的な事だけをまとめています。
新幹線のチケットを取る時の最低限の注意点
新幹線のチケットは席さえ空いていれば後で変更も出来ますが、予約する時はこんなポイントを押さえておきます。
- PCを使う、スマホを使うなど電源を使う人か？それとも睡眠など休息するのか？
- 喫煙者か、非喫煙者か？
- お手洗いは多い方なのか？
- 座席は車内中央よりが好みか？それとも端っこが好みか？
新幹線によっては電源は窓側しかありません。その為、電源を使う場合は必然的に窓側になります。
ただ、車内でお休みになりたい人は、対抗の列車とすれ違わない窓側を予約します。特に高速の新幹線同士がすれ違うとかなり揺れますので、少しでも寝やすい環境を心掛けます。
またお手洗いが多い人はトイレに近い席を予約します。さらに人によっては車内で中央側が好みの人もいれば車両の端っこが好みの人もいます。車内中央だと人があまり通らないというのもあるのかもしれませんね。
飛行機のチケットを取る時の最低限の注意点
飛行機の予約を取る時は、国際便であれば日系の航空会社を好む人もいます。また国内であれば、LCCをあまり好まない人がいます。
国際便であれば、目的地まで日系の航空会社の路線がない場合もあるので、サービスや機内食も調べたうえで手配します。座席は同行者同士で打ち合わせをするなら隣同士でもいいのですが、フライトが長時間だと気を使って疲れるので、大概は通路側で前後に手配をします。
また体が大きい人は足を延ばしやすいように非常口前の非常口席という選択もありますが、足元に荷物が置けない事などデメリットもあります。
国内便だとLCCだと安くていいのですが、LCCは搭乗口が離れている事も多いので、ちょっとためらいます。大事なお客さんであればLCCはあまり利用しないですね。
ホテルや宿泊施設での手配
ホテルや宿泊施設は、立地やアクセス、そして部屋の綺麗さなどはよく見ますよね。あとは部屋の広さもいつも調べています。ホテルのシングルルームは、ホテルランクや種類によって大きく変わります。
特に遠方からやってくる人であれば、大型のスーツケースを持ってきている事もありますので、どうしても広めの部屋は欠かせません。シングルルームの手配が面倒な時はツインルームかダブルルームのシングルユースにした方がいい時もあります。
また自分自身か関係者がホテルのチェックインインからチェックアウトまでアテンドできるのであれば宿泊費の支払いの心配はないのですが、特にチェックアウト出来ない場合は請求書払いが出来るように注意しています。
終わりに
手配といっても、該当の人やお客様と少しお話をして好みを聞くだけで、この程度の事は簡単にできます。
特に招待するお客様の場合は、仕事以外に気持ちよく過ごしてもらう為の心配りはしておきたいと常に思い仕事をしています。
