大学で働いてかなり経ちますが、学内で問題になるほどのミスは、組織の縦割りと思い込みや確認を怠ったために起こるべくして起きていると思っています。
ルーチン業務となっているものはマニュアルも整備され、ミスが起こることはあまりありませんが、イベントやアドホックな業務になるとその可能性は高まると思っています。
縦割り組織における仕事のミスの原因
では何故、イベントやアドホックな業務でミスが起こりやすいのでしょうか？
それには色んな要因が絡み合っているかと思いますが、次の３つではなかろうかと思います。
- 自分の部署の（関連）業務であるが、主となっている部署が全てやると思っている
- 上記であるとの思い込みや期待があるゆえに、調整や確認が出来ていない
- 仕事で関連する人に調整・連絡が出来ていない。
先程も書いたようにルーチン業務だと、何をどこが（誰が）やるかが明確なので、さほどミスは起こりません。
でもイベントやアドホックな業務だと、自分たちと関連のある内容であっても、主催者が全てやると思っているケースや人達がいます。例えば、研修会で連絡や学内調整をしないといけないのに、それをどこかの部署がやるだろうと思っていると誰もやっていなかったという事もあります。
また独断専行をする人もいて、該当の部局や部署の長に確認すら取っていないのに、話を進め、あとで「聞いてなかった」とボヤから大火事にしてしまう名人もいます。
縦割り組織に調整・連絡をする人は必要なのか
結婚して夫婦・家族が円満に過ごすには、過度な期待はせずに徐々に価値観や相手が出来ること、行動パターンを読み、すり合わせをしていく事だと思います。
仕事でも、相手が主担当だからと全てやってくれるという待ちの姿勢ではなく、全体として自分（あるいは所属部署）がやるべき事は何か、相手の期待を上回る事は何かを常に考え、コミュニケーションを取りながら仕事をする事が求められると考えています。
ただコミュニケーションも常に電話だと非効率ですし、メールも大変です。近畿大学のようにチャットツールの導入などで仕事のあり方は大きく変わるのになと思います。
あと自分より役職や年齢が上の人の話しか聞かない人も……
