大学アドミニストレーターを目指す大学職員のブログ

大学職員から見る大学や高等教育関連の話題が中心。

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情報をどう解釈し、分かりやすくまとめ、表現するか

本ブログでは、大学や高等教育に関する情報を自分なりにまとめ、解釈や思った事を加え、それを記事にすることが多いです。

何故そんな事をしているかというと、仕事で大学の上層部に政策の最新動向を報告説明する事がある為です。単に文部科学省のホームページ上に掲載された資料や各種委員会・部会で配布された資料を渡すだけなら、猿でも出来ます。

忙しい人たちに、何がポイントなのか、今度どうなるのか、自分達にどう関連するのかをまとめ、簡潔に伝える必要があります。

その為には、日々の情報収集と整理する事が欠かせません。そこで自分なりの情報の収集とまとめについて紹介します。

 

情報の収集について

情報の収集は、出来るだけ受動的を心掛けています。毎日情報収集だけをしている訳にはいきません。

Google アラート

Googleの機能の1つで、指定したキーワードの最新情報をメール等で配信してくれるサービスです。

www.google.co.jp

例えば「大学」を指定して、そこにGoogleで引っかかる新着情報がメールで配信されます。自分の場合は数十のキーワードを登録しています。

注意すべきなのは、Googleで検索されても出てこないようにしている場合もあります。その場合は情報が出てきません。Googleアラートも万能ではないので、全ての情報をチェックできる訳ではないです。

GoogleChromeのアドオン「Visualping」

GoogleChromeを使っている人には、「Visualping」がおススメです。このアドオンは、登録したサイトが更新されると、ブラウザ上で通知されます。

chrome.google.com


大学関係者であれば、文部科学省の新着情報を見ている人も多いかと思います。このページは毎日14時過ぎと18時過ぎが更新なのでチェックのタイミングが分かります。ただ更新日時が決まっていない、更新が不定期なサイトもたくさんあります。

その場合はこのアドオンで対象のサイト・ページを登録しておき、更新されると分かるようにしています。

例えば文部科学省の会議情報は会議資料が公開されますが、更新は不定期です。そこでこのアドオンで登録しています。

その他

他にはTwitterやFacebookなどでも情報を得ていますが、友人からクローズドな情報も多く交換しています。参考になるのは、このクローズドな情報でもある気がします。

 

情報の整理とまとめ

ブログ記事を書く事や、人に伝える際には、情報の横流しではなく、どのように自分なりに整理し、まとめる事が重要です。

自分の場合は情報の整理し、ブログに書くには大きく3つのステップとなります。

  1. 資料を(数回ほど)読み込み
  2. ブログ記事にする為に、メモをワードに書き出すorマインドマップにする
  3. ブログ記事をテキストアプリか、Wordで執筆
  4. ブログ記事にする(ブログサービスに書く)

一気にブログに書いて公開しないのは、一気に書くと構成がおかしい部分を修正する、誤字脱字の確認をする為です。

なおこれらの過程は、自分が分からない場合はどうするか、自分が報告者となる時はどうするかを常に頭の片隅に置いて、作業を進めていきます。

マインドマップの活用

マインドマップは、情報や思考を整理するための方法の一つです。自分は例えば政策系の文書を分かりやすく可視化する、規程の構造化を可視化する、文章を書くときに章立てをするなどという時に活用しています。

マインドマップのツールですが自分はiPadのMindnoteを使っています。ただパソコンの場合は、無料で使用できるXMindも十分使えます。(なお、無料版は機能制限があります)

マインドマップを作成する場合は、まず単語で整理を行います。その際は、階層は4段階程度までにします。ある程度出来たら、関係性が分かるようにキーワードの位置を調整し、レイアウトを整えていきます。

情報をどう見せるか

情報を見せる、どう分かりやすく文章を読んでもらえるかは、どのような構成で読んでもらうかと読みやすさをどうするかがあります。

どのような構成かは、先ほどの情報の整理やマインドマップで作業をしますが、読みやすさについては、次の5つを意識しています。

  • 文字数が1000字を超える場合は目次をつける
  • 適切な見出し
  • 適切な改行
  • 適切な強調
  • 冗長でない文書

見出しは構成を考える中で一緒に考えますが、改行は3行程度を目安に行います。また1文は「~~~が××で△△だから○○です」ではなく「~~は××です」「また△△でもあります」「よって○○です」と細かく文にするよう心掛けています。

また図表は適切に入れるようにします。ただ、ブログはスマートフォンで見る人もおります。あまり図表を入れると、ブログへのアクセスが重くなります。そこで最近はファイルサイズも見ながらブログ記事を策定しています。

 

終わり

実際にやっている事、特に情報収集は、他の方とさほど変わらないです。特にどのように文章を表現するかは、テクニックです。どこで個性が出るかは、情報の整理の部分ですね。おそらくどこをピックアップするかが個性が出る部分なのではと思っています。