生成AIが普及し、日常的に使われるようになりました。私は評価IR系にも色々と出入りしているのですが、生成AIと評価について議論が出ました。そこで試行的に評価活動に生成AIは活用できるのか試してみたいと思います。
概要
今回使うのは大学基準協会のSDの評価、某大学で公開されているSDの方針、計画、実施報告書です。
使用した生成AI：ChatGPT4o
基本的なプロンプト：下記としました。なお、生成AIによってファイル添付かリンク先参照かとしています。
その他：回答例で大学名が分かってしまうような箇所は伏せ字にしています。
#制約条件
・添付ファイルを全て読み込んで指示に対応してください。
・評価基準や解説から、該当する報告書や資料を合致するものを選び、第三者からもわかりやすい文章にしてください。
#指示
・添付したファイルから下記の評価基準、解説、評価の観点から、500字程度の評価報告書をつくってください。
＃評価基準、解説、評価の観点
大学は、大学業務を円滑かつ効果的に行うために、適切な事務組織を設置し、これを十分に機能させなければならない。そのために、大学の教育研究活動の趣旨や目的、とりわけ学生に対する支援に深い理解を有する職員を配置することが必要であるとともに、専門的な知識及び技能を有する職員の育成や配置等を行うことが重要である。また、それらの職員が積極的に企画立案能力を発揮し、大学運営において主体的な役割を担い得る環境を整備する必要がある。職員の採用及び昇格にあたって、大学は、これに関する諸規程を整備するなどし、優秀な人材の確保に努める必要があり、また、適正な業務評価に基づく処遇改善等を通じて職員の意欲向上を図る必要がある。 教育研究機関である大学の運営は、教員と職員の協働によって行われることが重要である。また、適切かつ効果的な大学運営を実現するためには、組織的なスタッフ・ディベロップメント（ＳＤ）活動が必要であり、こうした活動を通じて大学は、教員及び職員の大学運営に必要な資質の向上を図らなければならない。
ChatGPT4oの回答例（personal使用）
機関別認証評価報告書
評価対象：○○○大学のスタッフ・ディベロップメント（SD）活動
評価基準
大学は、円滑かつ効果的な運営を行うために、適切な事務組織を整備し、十分に機能させることが求められる。そのためには、教育研究活動の趣旨や目的を深く理解し、学生支援に貢献できる職員を配置することが必要である。また、専門知識・技能を持つ職員の育成と配置、企画立案能力の発揮を促す環境整備、適切な人事制度の整備、業務評価を通じた処遇改善が重要である。加えて、教員と職員の協働の促進や、組織的なスタッフ・ディベロップメント（SD）活動の実施を通じた職員の資質向上が求められる。
評価結果
1. SD活動の方針と計画
○○○大学では、「○○○大学の求める人材像」に基づき、教職協働を促進し、大学運営に必要な知識・技能を習得できる研修を実施している【8】。20○○年度及び20△△年度のSD計画を通じ、学内外の研修、自己啓発支援、外部機関への出向など多様な施策を展開している【9】【11】。
2. 研修プログラムの充実度
学内研修は、職位別・階層別の研修をはじめ、語学研修、企画力向上研修、ホスピタリティ研修、情報セキュリティ研修など多岐にわたる内容が含まれている【9】【11】。特に2020年度には、コロナ禍に対応した在宅勤務の情報セキュリティ研修や、企画立案能力向上のための研修が実施された【10】。
3. SD活動の実施状況と成果
20○○年度の研修実績をみると、多くのプログラムが計画通り実施されており、オンライン形式を活用することで柔軟な対応がなされている【10】。たとえば、緊急時の在宅勤務情報セキュリティ研修には999名が参加し、組織的な情報管理意識の向上に貢献した【10】。また、語学研修やグローバル化セミナーも開催され、職員の国際的視野の強化にも取り組んでいる。
4. 教職協働の促進
○○○大学では、教員と職員の協働を促すSD活動が充実している。特に、職員の役割と責任を再確認するための研修や、ステークホルダー対応の研修などが実施され、大学全体の組織力向上に寄与している【9】。
5. 人事制度と職員の意欲向上
適正な業務評価に基づく処遇改善については、目標管理制度や人事考課制度を活用した研修が実施されており、職員の能力向上と意欲向上に資する施策が講じられている【11】。また、外部機関への出向や通信教育講座を通じた自己啓発支援プログラムも用意されており、長期的なキャリア形成の観点からも適切な環境が整備されている【11】。
総合評価と改善点
総合評価：適合 ○○○大学のSD活動は、評価基準に適合し、特に多様な研修プログラムの実施や教職協働の促進が評価できる。20○○年度および20△△年度の実施状況をみると、コロナ禍に対応した柔軟な運営がなされており、職員の専門性向上と組織の円滑な運営に貢献している。
改善点
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研修効果の可視化
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各研修の効果測定を定量的に行い、成果を可視化することで、更なるプログラムの最適化が期待される。
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教職協働の強化
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教員と職員の連携をさらに深めるための協働型研修の拡充を検討するとよい。
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長期的なキャリア形成支援
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研修の実施後のキャリアへの影響を追跡し、職員のスキル向上と昇進機会との関連性を強化する。
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以上の点を踏まえ、○○○大学のSD活動は適切な方向で運営されており、引き続き持続可能な職員育成の取り組みを推進することが望まれる。
Geminiの回答例
（GeminiはGoogleドライブにいれて、そのリンク先を読み込み指示から行いました。）
評価基準
大学は、大学業務を円滑かつ効果的に行うために、適切な事務組織を設置し、これを十分に機能させなければならない。そのために、大学の教育研究活動の趣旨や目的、とりわけ学生に対する支援に深い理解を有する職員を配置することが必要であるとともに、専門的な知識及び技能を有する職員の育成や配置等を行うことが重要である。また、それらの職員が積極的に企画立案能力を発揮し、大学運営において主体的な役割を担い得る環境を整備する必要がある。職員の採用及び昇格にあたって、大学は、これに関する諸規程を整備するなどし、優秀な人材の確保に努める必要があり、また、適正な業務評価に基づく処遇改善等を通じて職員の意欲向上を図る必要がある。
解説
大学は、教育研究機関であり、その運営には教員と職員の協働が不可欠である。したがって、大学は、適切な事務組織を設置し、これを十分に機能させることが求められる。具体的には、大学の教育研究活動の趣旨や目的、とりわけ学生に対する支援に深い理解を有する職員を配置することが必要である。また、専門的な知識及び技能を有する職員の育成や配置等を行うことも重要である。さらに、それらの職員が積極的に企画立案能力を発揮し、大学運営において主体的な役割を担い得る環境を整備することが必要である。
評価の観点
評価にあたっては、以下の点に留意する必要がある。
- 大学が適切な事務組織を設置しているか。
- 事務組織の構成員が大学の教育研究活動の趣旨や目的、とりわけ学生に対する支援に深い理解を有しているか。
- 事務組織の構成員に専門的な知識及び技能を有する者がいるか。
- 事務組織の構成員が積極的に企画立案能力を発揮し、大学運営において主体的な役割を担っているか。
- 大学が、職員の採用及び昇格に関する諸規程を整備しているか。
- 大学が、適正な業務評価に基づく処遇改善を行っているか。
以上の点を評価することで、大学の事務組織が適切に機能しているかどうかを判断することができる。
具体的な評価方法
具体的な評価方法としては、以下の方法が考えられる。
- 大学の組織図や業務フローを基に、事務組織の構成や役割を分析する。
- 事務組織の構成員に対するアンケート調査を行う。
- 事務組織の構成員へのインタビュー調査を行う。
これらの方法を組み合わせて、大学の事務組織の現状を把握し、評価を行うことができる。
課題
上記の評価基準に基づいて評価を行った結果、以下の課題が見つかった。
- 事務組織の構成員に専門的な知識や技能を有する者が少ない。
- 事務組織の構成員が積極的に企画立案能力を発揮できていない。
- 職員の採用及び昇格に関する諸規程が整備されていない。
- 適正な業務評価に基づく処遇改善が行われていない。
これらの課題を解決するためには、以下の対策が必要である。
- 専門的な知識や技能を有する職員の採用や育成を行う。
- 職員の企画立案能力の向上を図るための研修を実施する。
- 職員の採用及び昇格に関する諸規程を整備する。
- 適正な業務評価に基づく処遇改善を行う。
これらの対策により、大学の事務組織の機能を強化し、大学運営の効率化を図ることができる。
Copilotの回答例
（OneDriveからWordファイル経由でファイルを読み込む指示をいれて出しました）
○○大学のSD（Staff Development）実施方針に基づき、大学は教職協働による大学運営に必要な広範な知識・技能を習得させる研修を実施しています1。この方針は、大学業務を円滑かつ効果的に行うために、適切な事務組織を設置し、これを十分に機能させることを目的としています2。特に、学生に対する支援に深い理解を有する職員の配置や、専門的な知識及び技能を有する職員の育成が重要とされています2。
○○大学では、学内研修プログラム、学外研修プログラム、自己啓発支援プログラムの3つの主要な研修プログラムを実施しています3。これにより、職員が大学運営において主体的な役割を担い得る環境を整備し、職員の意欲向上を図ることができます2。また、職員の採用及び昇格に関する諸規程を整備し、優秀な人材の確保に努めています2。
さらに、適切かつ効果的な大学運営を実現するために、組織的なスタッフ・ディベロップメント（SD）活動が必要であり、これを通じて教員及び職員の大学運営に必要な資質の向上を図っています2。このような取り組みにより、○○大学は教育研究機関としての役割を果たし、教員と職員の協働による大学運営を推進しています2。
まとめ
ファイルをきちんと読み込めるか、どこまで根拠資料を読み込めるか、さらに課金の有無で結果が変わるかと思いますが、ChatGPT程度のレベルの回答であれば、けっこう使えるようにも思います。
今回はあまりプロンプトをいじってないですが、使う生成AIに合わせれば評価の報告書の作業量がだいぶ減るかもしれません。
