仕事をする上で情報共有は非常に大切です。管理職～上司～担当者といった縦の流れだけではなく、係や部署あるいは非常に大きな組織単位で情報共有をすることは、仕事のスピードの向上や仕事の属人化を防ぎ、誰もがフォローに入れるようにもなったり、トラブルの解決や対応へのスピード感が出るなどメリットは色々と考えられます。
過度な情報共有の大切さ
最近思うのは情報共有しようというのはいいけど、全ての情報を共有すること、同じ部署内の細かい仕事の進捗の情報まで部署外から求められるのは大変だなと思っています。
例えば、他部署Aさんから●●さんがお休みの時に「●●さんが、〇〇について、△△さんに連絡したかどうか」を聞かれた時に、●●さんがメールで部署共有用メールアドレスをCCでメールしていれば分かりますが、どこかで●●さんが△△さんに口頭などで伝えた場合は全てを把握するのは難しい事もあります。
ただ、こういう時にAさんはどうして情報共有をしていないのかと指摘をされることも考えられるのですが、部署によって、情報共有の考えが異なることが原因でもあるでしょう。
全てのメールを共有すればいいという考えもあるのですが、メールが溜まり、それだけで業務を圧迫するので、全員が全ての情報としてメールを受信することはどうなのだろうという疑問もあるのです。
例えば部署によってこんな違いがあるかもしれません。
- メールを共有している、代表メールだけを使えば情報共有であると考える人
- 一挙手一投足、あるいは頭の中まで共有しなければならない人
- 必要な情報をとりまとめ、何らかの手段で共有すればいい人
ここの考えが違うと、あの部署やグループは情報共有が出来ていないという批判になることがあり得るのですね。
整理されていない情報が共有されることのむなしさ
対外的にどういうやり取りをしているのかは同じ部署やグループで共有は必要でしょう。あるいは、自分の仕事の成果ややっていることを示すためにあえて情報共有をする人もいるかもしれません。
ただ、整理されていない情報、情報が活用しにくい状態での情報共有はお互いの時間をとるだけになっていないかという懸念があります。そうならない為には、自分で情報をとりまとめて優先順位をつけたり、検索しやすいようにしないといけないのではないかと思うのです。
終わりに～情報共有が仕事の目的になってはいけない～
情報共有は大事です。そう主張するのも分かります。でも、情報共有することが目的になってはいけないのではないでしょうか。
