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【コラム】(この春に職員になる人向け)入職してから留意しておくこと

 自分が入職した時は、例外なくOJTがありまして、業務や稟議の書き方などを逐一チェックされつつ覚えていくわけです。そのときは仕事を覚えるので大変だったわけでしたが、今思うとこんな事をしておけば良かったや自分がOJTで指導する立場なら業務などを教える以外にもこんな事をして欲しいなというものをいくつかまとめました。なお、番号は優先順ではなく、順不同です。


1.顔を覚えてもらう
言うまでもなく、仕事は色んな方とやり取りや調整をして行う事が多いです。仕事を円滑に進める上では、どういう人かは分からないよりかは知っている人のほうが調整がスムーズに進むとも思っております。基本は挨拶ですね。

2.関連法令を読んでおく
学校教育法や大学設置基準または関連法令などは目を通しておきましょう。全てを暗記する必要はありませんが、自分が大学で働く上で基本となる事も含まれていますので、どういう内容がどこの法令にあるかは覚えておきましょう。

3.所属機関の学則や規程、内規や申し合わせを読んでおく
仕事は規程に則って行わる事がほとんどかと思います。中には慣例によって行われている業務もあるでしょうが、規程は仕事の行う上での基本です。まずは大学の大本である学則、そして大学規程、自分が関連する部門や規程については目を通しておきましょう。

4.学生向けの手引きを読む

履修の手引きといった学生向けの手引きがほとんどの大学で作っているかと思います。そこには規程だけではなく、学生向けに大学の歴史や沿革からはじまり、様々な情報が集約されています。学内の事を知るには、適切な資料の1つであると思います。

5.大学の人(職員)を理解する
大学はどちらかというと閉鎖的な組織だと考えております。そこで仕事をするには、人との関係が非常に重要です。社内営業をしなければならないとまでは言いませんが、個人的にはその人がどういう立場なのか、どういう仕事をしているのか、OB/OGなのか、OB/OGであれば何期生なのかは押さえておいたほうがいいポイントではないかと思います。

6.外部にも目を向ける
外部の勉強会に積極的に出なさいという事ではありません。しかし、大学の外や社会ではどのような事が起きているのか、新しい政策はどういうものか、他大学の先進事例は何があるかといった事にはアンテナをはっておく必要があると思います。まあ、毎日インターネットと睨めっこではなく、RSSやGoogle アラートを使うだけでもだいぶ違うかと思います。

7.強味をつけること
是非自分の強味をつける事を進めます。まずは担当業務について、業務のやり方だけではなく、業務の背景や基礎的な知識、法令を理解する事。問題が起こった時に解決ができる基礎力をつける事が必要です。次は部署内(上司含む)でその業務を誰より詳しくなること、最後は大学や法人内で詳しくなることを最終の目標とするべきだと考えています。

8.大学のリソースについて何があるかを知り、活用してみる

何回も言っている事ですが、大学のリソースは最大限活用しましょう。特に図書館が職場内にあるというのは大きな強みです。またデータベースも使えますし、過去の新聞記事を見るのも簡単に出来ます。

9・組織を覚える

所属機関の学部学科や大学附置の機関などを覚えましょう。また附属学校や同一法人内にある組織も概要はつかんでおきましょう。学部学科を覚える際は、名称を間違わないようにと、学生数といった規模も覚えておくといいと思います。

  

自分の業務をきちんとやる事は言うまでもないのですが、その業務が最善か、最適か、正しいのかといった事は経験則に加えて基礎的な知識が必要だと思っています。例えば先輩が経験則でAといっても、それに対し疑問を持たずに仕事をするのか、正しければ正しいと判断できてAを行うのかは大きな違いだと思うのです。

 

なお、これらは私が今までの仕事の中で感じていることですので、組織や個人によって考え方が異なると思います。また入職してすぐにやるものではなく、その人の業務や組織に合わせて時間をかける必要があるかとも思います。(場合によってはこっそりやったほうがいい事もあるでしょう)ご参考程度にしていただければと思います。