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入職したら、これだけはどこにあるか押さえておこう!

 どうもこういう記事を書くのは時期がずれているような気がしないでもないが、10月で中途採用というケースもあるので、メモ程度にまとめておこう。

 自分は、営業を少しやってから、この業界に入ったので教育に関する知識がまったくなく、しかも最初の部署が教務とかではなかった為、後々、教育関連の仕事をする際にかなり苦労した(まあ、今までの仕事の経験はかなり偏っているほうだと思う。)

 そこで、これを学内のどこにあるか(参照できるか)を知っていて、時間があるならば少しでも目を通したほうがいいものをピックアップしてみた。(私学で働いているので、どちらかという私学寄りの内容)

 

1.学則

 これだけは押さえておかないといけない。基本的には学則の下に、規程やら委員会がくっついてくる事が多い。大学によってはホームページで公開してたりするし、学生向けの手引きに掲載されている場合もある。なお、所属機関は冊子にしているので、毎年、必ず所管の部署からもらうようにしている。

 

2.規程集

 私学だと法人規程とかもあったりするが、どのような規程があるかは、絶対見ておいたほうがいい。例え、内容がうろ覚えでも、こんな内容があったというイメージぐらいは覚えておいたほうがいい。学内規程を押さえておくと仕事の幅が広がり、きちんと根拠を踏まえて仕事が出来るようになる。規程も、近年は紙だけではなく、データーベースになっていたりもする。

 

3.学生や院生に配布した(教務や学生厚生等の)手引き

 学内の取り決めやルールも掲載されているし、関連規程も掲載されている。また、最初のうちはキャンパス内が分からない場合があった時、よく手引きに含んでいる学内マップは非常に役立つ。また教務関連の手引きは、カリキュラム改訂や規程の改正があったりするから、最低でも標準修業年限分の過去の手引きはチェックしておいたほうがいい。

 

4.教育六法や教育小六法、私学必携など法令や通達及び行政実例関係の本

 仕事をする上で法令を見る事も少なくはないと思っている。ある程度の経験年数があって、法令や省令を見たことないというのは、ちと厳しいのではと思う。まあいい値段するので、自分で買わずとも、どこにあるか知っておく事は必要だと思う。(法令データベースでもOK)

 

5.教授会の資料や記録、執行部会議の資料や記録

 自分の職場は、執行部会議の資料や記録は学内共有されており、どのような議案があり、今後どういう方向になるかや新たな取り組みが分かるようになっている。大学によって、状況は異なると思うが、大学、学部等でどのような事が審議・協議・報告されているのかは、知るべき内容である。(大学によっては、一職員だと見られない事もあるだろうから、共有されていればの話)

 

6.自己点検評価報告書

 自己点検評価は、大学によってサイクルが異なるので一概にはいえない。例えば、認証評価を受けるときに行うだけ(まあ大概はそういう大学は認証評価で指摘されている事がおおい)や、毎年や3年に1回など。この報告書を読むことによって、学内の実状や長所、課題が分かるはずである。

 

7.設置届出関連の書類

 過去に大学、学部や学科、研究科を設置する際の書類も大学のどこかに保管されているはず。日常ではあまり見る機会はないけど、ここ数年で開設した学部学科であれば、当時はどのように申請したかを見る機会が多くなるかもしれない。

 

8.卒業アルバム

 過去を調べる際に、たまに参考にする事がある。まあ年配の教職員の在りし姿を見ながら、当時のお話を聞くのは面白いし、卒業生について調べて欲しいといわれたときに使う時もある。

 

学内にありそうな資料をとりあえず8つ程、並べてみた。他にも周年史とかもあるけど、個人の経験からするとあまり使った事はない。まあ、上記8つも個人の体験から、こういうもの必要だよねと思ったもので、大学の設置形態と担当の仕事によって違うだろうなという印象はある。